Kako organizovati prijave kandidata
Kada prijave stižu na email, gubici su predvidivi. Ovaj vodič pokazuje kako urediti proces bez obzira na to koji alat koristite.
Kratak odgovor: Uredite tri stvari: jedno mjesto na kojem su sve prijave, jasne faze kroz koje kandidat prolazi i pravilo da nijedna prijava ne čeka odgovor duže od dvadeset četiri sata. Sve ostalo je nadogradnja.
Šta se dešava kada prijave stižu na email
Ovi problemi se pojavljuju predvidivo, i to tim brže što je prijava više.
- Dio poruka završi u spamu i nikad se ne pročita
- CV-jevi dolaze u različitim formatima pa ih je teško uporediti
- Kada proces vodi više ljudi, niko ne zna ko je koga već kontaktirao
- Kandidat koji je poslao prijavu prije sedam dana pretpostavlja da je odbijen
- Ne zna se koliko je kandidata u kojoj fazi selekcije
- Dobri kandidati iz prethodnih procesa se izgube i ne mogu se ponovo naći
- Historija komunikacije je razbacana po više inboxa
- Nema podatka o tome gdje se u procesu gubi najviše ljudi
Nijedan od ovih problema nema veze sa kvalitetom kandidata. To su organizacijski gubici — a oni rastu sa brojem prijava, pa firma koja uspije povećati doseg bez uređenog procesa često dobije lošiji rezultat nego prije.
Tri stvari koje morate urediti
Ovo je minimum. Sve ostalo je korisno, ali bez ovoga ne funkcioniše.
-
Jedno mjesto za sve prijave
Bilo da je platforma ili zajednička tabela, sve prijave moraju biti na istom mjestu, dostupne svima koji učestvuju u odluci. Prijave u ličnom inboxu jedne osobe ne postoje za ostatak tima.
-
Jasne faze kroz koje kandidat prolazi
Nova prijava, pregledana, kontaktirana, intervju, provjera, ponuda, zatvoreno. U svakom trenutku mora se vidjeti gdje je ko. Bez toga se kandidati zaboravljaju, a ne odbijaju.
-
Pravilo o vremenu odgovora
Nijedna prijava ne čeka duže od dvadeset četiri sata, makar i za kratku poruku da je primljena. Ovo je jedina mjera koja ne košta ništa, a direktno smanjuje broj izgubljenih kandidata.
Faze selekcije i šta se u svakoj dešava
Faze nisu birokratija nego način da svako u timu zna šta je sljedeći korak bez pitanja. Za većinu pozicija u regionu dovoljno je šest faza.
Nova prijava — kandidat se javio ili je dodan iz pretrage, još niko nije pogledao. Ovdje se ne bi smjelo zadržati duže od jednog radnog dana.
Pregledana — profil je pročitan i ocijenjen kao relevantan ili ne. Kandidat koji nije relevantan se odmah obavještava i zatvara, ne ostavlja u tišini.
Kontaktiran — poslana poruka ili obavljen kratki telefonski razgovor za provjeru osnovnih uslova, dostupnosti i očekivanja o plati. Ovaj korak štedi najviše vremena jer eliminiše kandidate koji ne bi prihvatili ponudu.
Intervju — obavljen razgovor, uživo ili online, sa zapisanom ocjenom prema unaprijed definisanim kriterijima.
Provjera — praktičan test, probni dan ili provjera dokumentacije i referenci, ovisno o poziciji.
Ponuda i zatvaranje — poslani konkretni uslovi sa rokom za odgovor, pa zatvaranje procesa i obavještavanje svih ostalih kandidata.
Kako komunicirati sa kandidatima
Komunikacija je dio procesa koji najviše utiče na to kako firmu doživljavaju kandidati, uključujući one koje niste zaposlili. U manjim sredinama se to brzo prenosi.
Osnovno pravilo je da niko ne ostaje bez odgovora. Kandidat koji je odbijen i o tome obaviješten neće se ljutiti. Kandidat koji nikada nije dobio odgovor pamti to i priča o tome.
Poruke treba držati kratkim i konkretnim. Kandidatu je korisnija informacija "nastavljamo sa drugim kandidatima" nego dugačko objašnjenje. Ako je razlog konkretan i može mu pomoći — nedostatak određenog certifikata, na primjer — recite mu, ali bez obaveze da to radite za svakog.
Za pozicije koje se ponavljaju vrijedi pitati kandidata smije li ga se kontaktirati kada se otvori slično mjesto. Ta lista je najbrži izvor kandidata za sljedeći put.
- Potvrda prijema prijave unutar 24 sata
- Obavijest o odbijanju čim je odluka donesena, ne na kraju procesa
- Konkretan termin i ime osobe sa kojom se kandidat vidi
- Jasno naveden sljedeći korak nakon svakog kontakta
- Pitanje za saglasnost o kontaktu za buduće pozicije
Šta mjeriti
Uređen proces omogućava mjerenje, a mjerenje pokazuje gdje treba popraviti. Nije potrebno komplikovano praćenje — četiri broja po poziciji su dovoljna.
Broj prijava, broj relevantnih prijava, broj obavljenih razgovora i broj dana od objave do zaposlenja. Kroz nekoliko zapošljavanja ti brojevi pokazuju obrazac.
Ako je odnos prijava i relevantnih prijava loš, problem je u oglasu. Ako je odnos relevantnih prijava i razgovora loš, gubite ljude na kontaktu — najčešće zbog sporosti. Ako je broj dana velik uz dobar odnos ostalih brojeva, problem je u prazninama unutar procesa.
Najkorisniji podatak koji možete prikupljati su razlozi odbijanja ponude. Oni govore o vašoj konkurentnosti tačnije od bilo kojeg istraživanja tržišta.
Checklista za uređenje procesa
- Sve prijave dolaze na jedno mjesto dostupno cijelom timu
- Definisane su faze kroz koje kandidat prolazi
- Određeno je ko pregleda prijave i u kojem terminu
- Postavljeno je pravilo odgovora unutar 24 sata
- Svaki odbijen kandidat dobija obavijest
- Historija komunikacije ostaje vezana za kandidata
- Ocjene sa razgovora se zapisuju odmah
- Kandidati koji nisu izabrani se bilježe za buduće pozicije
- Prate se četiri osnovna broja po poziciji
- Bilježe se razlozi zbog kojih kandidati odbijaju ponudu
Pronađite kandidate i objavite posao putem Candidate Forcea
Pregledajte profile, objavite poziciju i upravljajte prijavama kroz jedan strukturisan proces.
- Pregled profila
- Objava poslova
- Direktne prijave
- Hiring pipeline
- Online komunikacija
Proces se nastavlja na Candidate Force platformi
Primijenite ovo na svoju otvorenu poziciju
Objavite poziciju i pregledajte profile kandidata iz cijelog regiona kroz Candidate Force.
Često postavljana pitanja
Možemo li proces voditi u tabeli?
Za manji broj pozicija i prijava tabela je dovoljna ako je zajednička i ako je svi stvarno ažuriraju. Problemi nastaju kada raste broj prijava ili kada proces vodi više ljudi — tada se tabela i stvarno stanje razilaze. Ključno nije koji alat koristite nego da postoji jedno mjesto koje svi gledaju.
Moramo li odgovoriti svakom kandidatu?
Kratka obavijest o odbijanju je pitanje pristojnosti, ali i praktična korist. U manjim sredinama se odnos prema kandidatima brzo prenosi, a kandidat kojem ste korektno odgovorili može se javiti na sljedeću poziciju ili preporučiti nekoga.
Koliko dugo čuvati podatke o kandidatima?
Obrada i čuvanje ličnih podataka kandidata uređeni su propisima o zaštiti ličnih podataka koji se razlikuju po državama. Za kontaktiranje kandidata u vezi budućih pozicija najčešće je potrebna njihova saglasnost. Provjerite važeći okvir kod nadležnih institucija ili pravnog savjetnika.